In KiDig legt die Einrichtung neue Mitarbeitende an; die Person legt ihr Passwort danach selbst fest. Niemand verschickt Passwörter – auch nicht die Leitung und nicht das KiDig-Team.

Wer welches Konto hat

Jede E-Mail-Adresse kann nur zu einem Konto gehören, über alle Einrichtungen hinweg.

Mitarbeitende anlegen

  1. Öffnen Sie Mitarbeiter und klicken Sie auf Mitarbeitenden anlegen.
  2. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein. Die Adresse ist später der Login der Person – prüfen Sie sie buchstabengenau.
  3. Zugangs-E-Mail jetzt senden: Ist der Haken gesetzt, bekommt die Person gleich eine E-Mail mit einem Link, um ihr Passwort festzulegen. Solange Sie KiDig noch einrichten („Erste Schritte“), ist der Haken aus – dann zuerst den Vertrag anlegen und den Zugang danach senden, sonst sieht die Person beim ersten Login eine leere App.
  4. Speichern. Danach geht es mit Weiter zu den Stammdaten.
  5. Legen Sie dort den Arbeitsvertrag an (Arbeitsvertrag erstellen). Ohne Vertrag rechnet KiDig keine Sollstunden; siehe Arbeitsverträge und Stundeneinstellungen.

Meldet KiDig „Diese E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet“, gehört die Adresse schon zu einem anderen Konto – zum Beispiel zum Einrichtungskonto, zu einer früheren Anlage oder zu einer anderen Einrichtung. Ist die Person aus einer anderen Einrichtung gewechselt, muss sie dort zuerst archiviert werden (siehe Wechsel).

Neue Mitarbeitende legen Sie am besten im Browser an: Dort setzen Sie die E-Mail-Adresse und senden den Zugang in einem Schritt.

Zugang geben: E-Mail oder QR-Code

Es gibt zwei Wege. Beide führen zu derselben Seite, auf der die Person ihr Passwort festlegt, und beide Links gelten 7 Tage und einmal.

Per E-Mail: beim Anlegen mit dem Haken, oder später auf der Stammdatenseite der Person mit Zugang per E-Mail senden (der Knopf erscheint nur bei Personen, die seit Mitte Oktober 2026 angelegt wurden und ihr Passwort noch nicht eingerichtet haben). In der App: Person öffnen → Passwort-Link senden.

Per Zugangslink (ohne auf die E-Mail zu warten): Auf der Stammdatenseite oder nach dem Anlegen klicken Sie auf Zugangslink erstellen, auf Heute in der Karte „Passwort noch nicht eingerichtet“ auf Zugangslink (App: Zugangslink teilen). Dann können Sie

Behandeln Sie den Link wie einen Schlüssel: Wer ihn hat, kann das Passwort festlegen. Ein neuer Zugangslink macht den alten sofort ungültig; sobald die Person einen Link benutzt hat, gelten alle anderen nicht mehr. Auch der Zugangslink braucht eine hinterlegte E-Mail-Adresse – sie ist der spätere Login. Ihn gibt es nur für Personen, die seit der Umstellung Mitte Oktober 2026 neu angelegt wurden und noch nie selbst ein Passwort gesetzt haben. Für alle anderen hilft der Link per E-Mail oder Passwort vergessen.

Auf Heute sehen Sie neu angelegte Mitarbeitende, die ihr Passwort noch nicht eingerichtet haben, mit „seit … Tagen“; nach mehr als zwei Tagen steht dort „bitte nachfassen“. Personen, die schon vor Mitte Oktober 2026 angelegt waren, erscheinen dort nicht.

Erste Anmeldung

  1. Link aus der E-Mail öffnen oder QR-Code scannen.
  2. Auf „Neues Passwort festlegen“ ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen zweimal eingeben und Einloggen klicken.
  3. Danach im Browser auf app.kidig-online.de über Mitarbeitende-Login oder in der KiDig-App mit E-Mail-Adresse und neuem Passwort anmelden.

Wenn die E-Mail nicht ankommt

  1. Spam- oder Werbeordner prüfen lassen und ein paar Minuten warten.
  2. Adresse prüfen: Öffnen Sie die Stammdaten der Person und vergleichen Sie die E-Mail-Adresse buchstabengenau mit ihr. Ist sie falsch: Bearbeiten, korrigieren, speichern – KiDig fragt dann, ob ein neuer Link gesendet werden soll: Ja, Link senden.
  3. Ohne auf die E-Mail zu warten: Geben Sie der Person den Zugangslink als QR-Code oder Ausdruck. Geht das nicht (Person schon länger angelegt oder hat schon einmal ein Passwort gesetzt), nutzt sie Passwort vergessen.

Schicken Sie niemals ein Passwort per E-Mail, Messenger oder Zettel – KiDig kennt Ihr Passwort nicht und braucht es nie.

Passwort vergessen

Jede Person kann ihr Passwort selbst neu setzen: auf der Login-Seite Passwort vergessen / zurücksetzen, E-Mail-Adresse eingeben, Link aus der E-Mail öffnen (24 Stunden gültig). Das gilt auch für das Einrichtungskonto. Mehr dazu: Passwort setzen und zurücksetzen.

Nach 10 falschen Passwörtern innerhalb von 15 Minuten sperrt KiDig die Anmeldung mit dieser Adresse für 15 Minuten, auch mit dem richtigen Passwort; im Browser meldet die Anmeldung in dieser Zeit weiter „E-Mail Adresse oder Passwort falsch.“, die App „Zu viele Versuche“. Dann hilft nur Warten: Ein neues Passwort über „Passwort vergessen“ hebt die Sperre nicht früher auf. Klappt die Anmeldung danach immer noch nicht, prüfen Sie: Wurde die Person archiviert oder ihre Login-Adresse geändert? Sonst hilft „Passwort vergessen“.

Login-E-Mail ändern

Die neue Adresse darf noch zu keinem anderen Konto gehören. Offene Links an die alte Adresse werden ungültig.

Leitung: eigene Zeiten und Übergabe

Eigene Zeiten erfassen: Das Einrichtungskonto hat keine eigene Zeiterfassung. Wenn die Leitung ihre Arbeitszeit in KiDig führt, legen Sie sie wie alle anderen als Mitarbeitende an – mit Mitarbeiterart „Leitung“ und den Leitungsstunden im Vertrag – und mit einer anderen E-Mail-Adresse als der des Einrichtungskontos. Für ihre eigenen Zeiten meldet sie sich über den Mitarbeitende-Login an. Auch die Stempeluhr funktioniert nur so.

Neue oder kommissarische Leitung: Es gibt ein Einrichtungskonto je Einrichtung; Rechte lassen sich nicht an ein Mitarbeitenden-Konto vergeben. Zur Übergabe:

  1. Die bisherige Leitung ändert unter Einrichtungseinstellungen → Administrator-Konto die E-Mail-Adresse auf die Adresse der neuen Leitung.
  2. Die neue Leitung setzt über Passwort vergessen ihr eigenes Passwort.

Bis Schritt 2 erledigt ist, gilt das alte Passwort weiter – erledigen Sie ihn sofort. Ist die bisherige Leitung nicht erreichbar, schreiben Sie an support@kidig.de – nur das KiDig-Team kann die Adresse dann ändern.

Mitarbeitende fehlen in der Liste

Die Liste Mitarbeiter zeigt alle Mitarbeitenden der Einrichtung, zunächst 150, darunter Weitere … anzeigen. Fehlt jemand:

Mehr dazu: Warum wird ein Mitarbeitender nicht mehr angezeigt?

Ausgeschiedene Mitarbeitende

Archivieren (Liste → Mehr → Archivieren, zur Bestätigung die E-Mail-Adresse der Person eintippen):

Beenden Sie vorher den Vertrag zum letzten Arbeitstag, damit danach keine Sollstunden entstehen.

Reaktivieren: Filter Archiviert → Person öffnen → Reaktivieren. KiDig fragt nach einer E-Mail-Adresse und schickt standardmäßig einen Link, mit dem die Person ein neues Passwort festlegt. Das alte Passwort gilt nach dem Reaktivieren nicht mehr; ohne diesen Link nutzt die Person „Passwort vergessen“.

Löschen entfernt die Person und ihre erfassten Zeiten endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen. In der Regel ist Archivieren der richtige Weg.

Wechsel in eine andere Einrichtung

Eine Person gehört in KiDig zu genau einer Einrichtung; verschieben lässt sie sich nicht. Wechselt jemand die Einrichtung:

  1. In der bisherigen Einrichtung den Vertrag beenden und die Person archivieren – damit wird die E-Mail-Adresse frei.
  2. In der neuen Einrichtung die Person neu anlegen, mit derselben Adresse, einem neuen Vertrag und – falls gewünscht – Stundenübertrag und Resturlaub in den Jahreseinstellungen.

Die bisherigen Zeiten bleiben in der alten Einrichtung.