Die Personalberechnung schätzt, wie viele Vollzeitstellen eine Einrichtung nach dem Mindestpersonalschlüssel braucht (SOLL). KiDig rechnet je Gruppe und addiert Leitungsstunden und einrichtungsweite Zusatzstellen. Die Berechnung gibt es momentan nur für Baden-Württemberg; sie ersetzt keinen Bescheid des KVJS.
Was Sie eintragen
Je Gruppe (Gruppenkonfiguration, mit Gültigkeitszeitraum):
- Gruppenart, z. B. Regelgruppe, Ganztagsgruppe, Krippe, Hort. Sie bestimmt, wie viel Personal je Stunde Öffnungszeit nötig ist.
- Öffnungszeiten pro Woche und die Öffnungstage.
- Randzeit pro Tag: Stunden am Rand der Öffnungszeit mit geringerem Personalbedarf. Bei Regelgruppe, Halbtagsgruppe, Spielgruppe und Hort an der Schule gibt es keine Randzeit; ein eingetragener Wert zählt dort nicht.
- Kinderzahlen (unter 3, ab 3 bis Schuleintritt; Kinder ab Schuleintritt nur zur Statistik) und auf Wunsch „Kinderbasierte Berechnung verwenden“.
Für die ganze Einrichtung (Einrichtungsweite Dienstplaneinstellungen, mit Gültigkeitszeitraum):
- Zusätzliche Personalstellen: Sprachförderung, Sozialer Brennpunkt, Migration, Sonstiges und eine manuelle Leitungsfreistellung, jeweils in Stellen (z. B. 0,5 = halbe Stelle).
- Erweiterte/verminderte Jahresöffnungszeit einzelner Gruppen und eine kleine KVJS-Korrektur für Rundungsdifferenzen, beide in Stellen, auch negativ.
- Anzahl Schließtage und Urlaubstage im Jahr (Standard je 26).
- Anteil Kinderzeit / Verfügungszeit und der Brutto-Zeitfaktor. Sie ändern das SOLL nicht; sie dienen der Personaleinteilung.
So rechnet KiDig
Je Gruppe ergibt sich der Bedarf aus der Gruppenart und der Öffnungszeit: In der Hauptbetreuungszeit braucht eine Gruppe mehr Personal als in der Randzeit, und ganztägige Gruppen und Krippen brauchen mehr als Halbtags- oder Regelgruppen. Mit der kinderbasierten Berechnung richtet sich der Bedarf zusätzlich nach der Zahl der Kinder; bei sehr kleinen Gruppen rechnet KiDig mit einer Mindestgruppengröße. Bei aktiver KiTaFlex-Berechnung gilt das KiTaFlex-Modell: Personal während der ganzen Öffnungszeit plus Verfügungszeit je Kind.
Für die Einrichtung: SOLL = Summe der Gruppen + Leitungsstunden + Zusatzpersonal.
- Leitungsstunden berechnet KiDig selbst aus der Zahl der Gruppen, nach der Leitungszeit der KiTaVO. Die manuelle Leitungsfreistellung kommt zusätzlich dazu.
- Zusatzpersonal: die zusätzlichen Stellen, die Jahresöffnungszeit und die KVJS-Korrektur. Weichen Schließ- oder Urlaubstage von 26 ab, gleicht KiDig das aus: Weniger Schließtage oder mehr Urlaubstage bedeuten mehr Personal, mehr Schließtage oder weniger Urlaubstage weniger.
Personalberechnung, Personaleinteilung und Träger-Übersicht rechnen mit denselben Eingaben. Das PDF der Personalberechnung rundet an einzelnen Stellen anders, und im PDF-Dialog lassen sich Schließ- und Urlaubstage überschreiben; seine Zahlen können deshalb leicht vom Bildschirm abweichen.
Rechtlicher Hintergrund
- § 1 Abs. 1 KiTaVO Baden-Württemberg: Mindestpersonalschlüssel je Gruppenart. Er enthält Verfügungs- und Ausfallzeiten und ist für Einrichtungen mit fünf Öffnungstagen auf 26 Schließtage im Jahr berechnet; bei mehr oder weniger Schließtagen sinkt oder steigt er.
- § 1 Abs. 4 KiTaVO: Die Leitung ist mindestens sechs Stunden pro Woche für Leitungsaufgaben freizustellen, ab der zweiten Gruppe zwei Stunden mehr je Gruppe.
- Maßgeblich ist immer der Bescheid des KVJS.
Häufige Fragen
Das SOLL ist höher als erwartet. Prüfen Sie Schließ- und Urlaubstage: Weniger als 26 Schließtage oder mehr als 26 Urlaubstage erhöhen den Bedarf. Prüfen Sie auch Randzeit, Öffnungstage und die Gruppenart.
Die Randzeit ändert nichts. Bei Regelgruppe, Halbtagsgruppe, Spielgruppe und Hort an der Schule rechnet KiDig ohne Randzeit.
Die kinderbasierte Berechnung ergibt mehr als erwartet. Bei sehr kleinen Gruppen rechnet KiDig mit einer Mindestgruppengröße.
„Personalberechnung wird für dieses Bundesland noch nicht unterstützt“. Die Berechnung gibt es momentan nur für Einrichtungen in Baden-Württemberg.
Quellen
- KiTaVO Baden-Württemberg § 1 Mindestpersonalschlüssel, abgerufen am 19. Oktober 2026
- KiTaVO Baden-Württemberg § 1 Abs. 4–5 Leitungszeit, abgerufen am 19. Oktober 2026
Die Angaben sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Tarifvertrag (zum Beispiel TVöD oder AVR) und Ihre Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.