In der Personaleinteilung verteilen Sie die vertraglichen Wochenstunden Ihrer Mitarbeitenden auf die Gruppen, jeweils für einen Zeitraum. KiDig vergleicht das Ergebnis mit dem Personalbedarf aus der Personalberechnung und zeigt, ob jede Gruppe ausreichend besetzt ist. Geplant wird die regelmäßige Woche, nicht einzelne Tage; das macht die Dienstplanung. Die Personaleinteilung gibt es momentan nur für Baden-Württemberg.
Zeiträume
Eine Einteilung gilt ab einem Beginn, bis ein neuer Zeitraum beginnt.
- Den ersten Zeitraum legen Sie mit „Ersten Zeitraum erstellen“ an, weitere mit „Neuer Zeitraum“. Mit „Zuweisungen von bestehendem Zeitraum kopieren“ übernehmen Sie Gruppen- und Leitungszeit-Zuweisungen.
- Ein neuer Zeitraum beendet den bisherigen am Vortag; der bisherige ist damit sofort archiviert und nur noch lesbar, auch wenn der neue erst später beginnt.
- Ein neuer, noch leerer Zeitraum wird erst mit der ersten Zuweisung gespeichert.
- Gruppenkonfiguration und einrichtungsweite Einstellungen gelten so, wie sie am Beginn des Zeitraums eingetragen sind.
Mitarbeitende zuweisen
Links stehen alle Mitarbeitenden mit einem gültigen Vertrag am Beginn des Zeitraums und ihre noch verfügbaren Stunden: Vertragsstunden minus allem, was schon zugewiesen ist (Gruppen und Leitungszeit). Ziehen Sie eine Person in eine Gruppe und tragen Sie die Wochenstunden ein. Mehr als verfügbar lässt sich nicht speichern.
Je Zuweisung teilen Sie die Stunden auf:
- Verfügungszeit: Dienstbesprechung, Päd. Vorbereitung, Prakt. Vorbereitung, Anleitung Praktikanten.
- Irreguläre Verfügungszeit: wiederkehrende Aufgaben.
- Der Rest ist Kindzeit, also Zeit direkt mit den Kindern.
Leitungszeit weisen Sie im eigenen Leitungszeit-Bereich zu; sie zählt ebenfalls gegen die Vertragsstunden.
Was KiDig prüft
Je Gruppe:
- Kindzeit: Reicht die zugewiesene Kindzeit für die Mindestbesetzung der Gruppe während der Öffnungszeit? Wenn nicht, steht die Gruppe auf „Nicht betriebsfähig“.
- Verfügungszeit: Ist genug Verfügungszeit eingeplant? Sonst gibt es eine Warnung.
- Ist alles gedeckt, aber das volle SOLL mit Ausfallzeit-Puffer noch nicht erreicht, zeigt KiDig einen Hinweis.
Für die Einrichtung:
- Abdeckung: zugewiesene Stunden aller Gruppen plus Leitungszeit im Verhältnis zum SOLL der Personalberechnung.
- Leitungszeit: Ist die nach KiTaVO vorgesehene Leitungszeit zugewiesen?
- Zeitaufteilung: Wie verteilt sich die zugewiesene Zeit auf Kindzeit und Verfügungszeit im Vergleich zu Ihren Zielanteilen (Standard 80/20)? Größere Abweichungen ergeben eine Warnung.
- Fachkraft-Äquivalent: Vertragsstunden, gewichtet nach dem Fachkraft-Gewicht je Vertrag, im Vergleich zum SOLL. Die Differenz ist der Akquisespielraum: wie viel Personal Sie noch einstellen könnten. Das Gewicht ändern Sie im Fachkraft-Äquivalent-Bereich.
Über „Personaleinteilung“ als PDF exportieren Sie den Zeitraum. Die Träger-Übersicht zählt die Gruppen- und Leitungszeit-Zuweisungen des Zeitraums, der heute gilt (ohne passenden Zeitraum den neuesten). Weil sie Gruppenkonfiguration und Einstellungen von heute nimmt, die Einteilung dagegen die vom Beginn des Zeitraums, können SOLL und Stellen dort leicht abweichen.
Was die Einteilung nicht berücksichtigt
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten einzelner Personen gehen nicht in die Einteilung ein; sie plant die regelmäßige Woche. Ausfallzeiten sind pauschal im SOLL enthalten.
Häufige Fragen
Eine Person fehlt in der Liste. Sie braucht am Beginn des Zeitraums einen gültigen, abgeschlossenen Vertrag und darf nicht archiviert sein.
Ich kann die Stunden nicht speichern. Die Person hat nicht mehr genug verfügbare Stunden; prüfen Sie ihre anderen Zuweisungen und die Leitungszeit.
Ein Zeitraum lässt sich nicht bearbeiten. Er wurde archiviert, als ein neuer Zeitraum angelegt wurde.
Mein neuer Zeitraum ist verschwunden. Ein leerer Zeitraum wird erst mit der ersten Zuweisung gespeichert.
Quellen
- KiTaVO Baden-Württemberg § 1 Mindestpersonalschlüssel, abgerufen am 19. Oktober 2026
- KiTaVO Baden-Württemberg § 1 Abs. 4–5 Leitungszeit, abgerufen am 19. Oktober 2026
Die Angaben sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Tarifvertrag (zum Beispiel TVöD oder AVR) und Ihre Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.