Im Dienstplan legen Sie fest, wer an welchem Tag in welcher Gruppe von wann bis wann arbeitet. KiDig zeigt dabei, ob jede Gruppe ausreichend besetzt ist, prüft die Pausen und teilt den Plan Ihren Mitarbeitenden mit, sobald Sie ihn veröffentlichen. Der Dienstplan ist momentan in der Beta und nur für freigeschaltete Einrichtungen sichtbar.
Er ist etwas anderes als die Personaleinteilung (Wochenstunden je Gruppe, ohne einzelne Tage) und als das Tarifmodell „Fester Rahmendienstplan“ der Zeiterfassung.
Schichten anlegen
- Im Browser unter ☰ → Dienstplan: Ziehen Sie eine Person aus der Seitenleiste auf eine Gruppe oder klicken Sie in das Stundenfeld. Eine Schicht hat Beginn, Ende und eine Zeitart (Kindzeit, Verfügungszeit, unregelmäßige Verfügungszeit oder Leitungszeit).
- Mit „+ Weitere Schicht“ planen Sie eine zweite Schicht derselben Person in derselben Gruppe. Für eine andere Gruppe öffnen Sie deren Tag; die Person darf dort nur zu einer anderen Zeit eingeplant werden.
- Leitungszeit lässt sich nur für Personen planen, deren Vertrag Leitungsstunden hat oder die Leitung bzw. Stellvertretung sind.
- In der KiDig-App (Bereich „DP“) sieht die Leitung den heutigen Tag, ändert, verschiebt oder entfernt Schichten und findet mit „Vertretung finden“ Ersatz für eine kranke Person.
Kopieren
- Tag kopieren: einen Gruppentag auf morgen, den Rest der Woche, die nächste Woche, denselben Wochentag der nächsten 4 Wochen oder bis zu einem Datum übertragen.
- Vorwoche übernehmen: Zeigt erst eine Vorschau und füllt nur leere Tage. Feiertage und Schließtage bleiben frei, Personen ohne gültigen Vertrag werden weggelassen, Krankheit, Urlaub und Zeiten außerhalb der Öffnungszeit werden angezeigt. Einzelne Tage können Sie bewusst überschreiben; das lässt sich 30 Tage lang einmal rückgängig machen, solange keiner dieser Tage seitdem geändert wurde.
Was KiDig prüft
- Überschneidungen lehnt KiDig sofort ab: Dieselbe Person kann nicht zur selben Zeit zweimal eingeplant sein, auch nicht in zwei Gruppen.
- Abdeckung: Aus den Haupt- und Randzeiten der Gruppenkonfiguration ergibt sich, wie viel Personal die Gruppe braucht; in der Kernzeit mehr als in den Randzeiten. KiDig vergleicht das mit den geplanten Stunden und zeigt je Tag, ob die Gruppe ausreichend, knapp oder deutlich zu wenig besetzt ist. Kranke Personen und Personen mit genehmigtem Urlaub zählen nicht mit; in der Tagesplanung im Browser außerdem nicht Hauswirtschaft, Reinigung, nicht betreuendes Personal und begleitende Hilfen. Die Qualifikation (Fachkraft oder nicht) gewichtet KiDig im Dienstplan nicht.
- Pausen: Für jede Person und jeden Tag prüft KiDig über alle Gruppen, ob die Pausen nach der Pausenregelung des Tarifs reichen (standardmäßig 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 ab mehr als 9, Mindestwerte nach § 4 ArbZG). Das läuft auch, wenn der Pausenabzug ausgeschaltet ist. Ein Verstoß ist ein Hinweis („Pause fehlt“), keine Sperre.
- Stunden: Die Seitenleiste zeigt je Person, wie viel noch zum Soll fehlt; die Mitarbeiterwoche zeigt, wer über dem Vertrag liegt. Mehr zu planen ist erlaubt.
- Nicht geprüft werden die tägliche Höchstarbeitszeit und die Ruhezeit zwischen zwei Diensten. Achten Sie darauf selbst.
Veröffentlichen
- Sie veröffentlichen wochenweise. Bis dahin sehen Ihre Mitarbeitenden von der Woche nichts.
- Der Dialog zeigt vorher, was sich für wen ändert, welche Pausenhinweise es gibt und was das Veröffentlichen verhindert: Überschneidungen, Schichten ohne gültigen Vertrag und Schichten an Tagen mit genehmigtem Urlaub oder Krankmeldung. Beheben Sie diese Punkte, dann geht es.
- Beim ersten Mal heißt der Knopf „Veröffentlichen“, danach „Änderungen mitteilen“. Eine Veröffentlichung lässt sich nicht zurücknehmen; ändern Sie den Plan und teilen Sie die Änderung mit.
- Jede Veröffentlichung wird gespeichert; daraus entsteht auch das PDF.
Was Ihre Mitarbeitenden sehen
- Nur ihre eigenen Schichten veröffentlichter Wochen, im Browser auf dem Dashboard, in der Tagesansicht und unter „Mein Dienstplan“, in der App auf der Startseite und in der Wochenansicht.
- Wer neu eingeplant, geändert oder ausgeplant wurde, bekommt beim Veröffentlichen eine Push-Nachricht in der KiDig-App, wenn die App auf dem Gerät angemeldet ist und Mitteilungen erlaubt sind. Nur geänderte Notizen lösen keine Nachricht aus.
- Achtung: Ändern Sie eine bereits veröffentlichte Woche, sehen Ihre Mitarbeitenden die neuen Zeiten beim nächsten Öffnen, werden aber erst mit „Änderungen mitteilen“ benachrichtigt.
Dienstplan und Zeiterfassung
- Der Dienstplan ändert weder Soll noch Ist. Gezählt wird, was erfasst ist.
- Mit „Woche ausfüllen“ können Mitarbeitende für vergangene, noch leere Tage einer veröffentlichten Woche die Schichtzeiten als Ist übernehmen, auch für die laufende Woche bis gestern; Tage, die laut Plan frei sind, gelten dabei nicht als fehlend.
- Die Stempeluhr erinnert ans Ausstempeln: mit veröffentlichter Schicht 30 Minuten nach deren Ende, sonst nach zehn Stunden.
Häufige Fragen
Warum sieht meine Mitarbeiterin ihre Schichten nicht? Die Woche ist noch nicht veröffentlicht, oder sie ist in der Woche nicht eingeplant.
Warum kann ich nicht veröffentlichen? Der Dialog nennt die Punkte, zum Beispiel eine Schicht an einem Urlaubs- oder Krankheitstag oder eine Schicht an einem Tag, für den die Person keinen gültigen Vertrag hat.
Meldung, die Person sei schon eingeplant? Sie hat zur selben Zeit schon eine Schicht, eventuell in einer anderen Gruppe.
Zählt die Abdeckung Fachkräfte? Nein, sie zählt die eingeplanten Personen, die betreuen. Ob genug Fachkräfte da sind, prüft KiDig im Dienstplan nicht.
Quellen
- Arbeitszeitgesetz § 4 Ruhepausen, abgerufen am 19. Oktober 2026
Die Angaben sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Tarifvertrag (zum Beispiel TVöD oder AVR) und Ihre Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.