Den Urlaub eines Jahres tragen Sie je Mitarbeiterin in den Jahreseinstellungen ein. KiDig schlägt den Anspruch nach TVöD vor, zieht genommenen Urlaub ab und zeigt den Rest auf der Urlaubsseite.
Wie viel Urlaub steht zu?
Nach § 26 TVöD:
- 30 Arbeitstage bei fünf Arbeitstagen pro Woche, ab 2027 31 Tage.
- Bei weniger oder mehr Arbeitstagen pro Woche anteilig: Tage pro Woche ÷ 5 × 30 (bzw. 31).
- Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im Lauf des Jahres: 1/12 je vollem Monat. Aber: Wer nach mindestens sechs Monaten in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, hat mindestens den gesetzlichen Urlaub (20 Tage bei fünf Tagen pro Woche, § 5 BUrlG), auch wenn die Zwölftel weniger ergeben.
- Ein Rest ab einem halben Tag wird auf einen ganzen Tag aufgerundet, ein kleinerer fällt weg.
Zusatzurlaub kommt dazu, zum Beispiel 5 Tage bei Schwerbehinderung (§ 208 SGB IX, bei fünf Tagen pro Woche). Für Einrichtungen mit kirchlichen Regelungen (z. B. AVR oder ARN der Ev. Landeskirche Baden) gelten deren Regeln.
Der Vorschlag in KiDig
In den Jahreseinstellungen zeigt KiDig unter „Urlaubstage“ einen Vorschlag nach § 26 TVöD, berechnet aus den Verträgen des Jahres. Mit „Übernehmen“ setzen Sie ihn ins Feld; gespeichert wird beim Speichern. Zusatzurlaub und den gesetzlichen Mindesturlaub bei einem Austritt prüfen Sie selbst.
Keinen Vorschlag gibt es für Jahre vor 2026, für PiA, FSJ und Anerkennungsjahr und bei sich überschneidenden Verträgen.
Was als Urlaubstag zählt
- Urlaub zählt nur an Arbeitstagen laut Vertrag. Wer drei Tage pro Woche arbeitet, braucht für eine Urlaubswoche drei Urlaubstage.
- „Urlaub halber Tag“ zählt einen halben Tag.
- Feiertage zählen nicht als Urlaub.
- Krankheit geht vor: Wer im Urlaub krank wird und das meldet, bekommt den Tag nicht als Urlaub abgezogen.
- Der 24. und 31. Dezember zählen nicht, wenn sie im Tarif als frei eingestellt sind.
- Schließtage: Ein Schließtag ohne anderen Eintrag kostet an einem Vertragsarbeitstag in der Regel einen Urlaubstag. Wer an einem Schließtag arbeitet, bekommt das Schlüsselwort „Arbeit am Schließtag“; dann kostet der Tag keinen Urlaub.
Resturlaub aus dem Vorjahr
- Resturlaub tragen Sie unter „Urlaubstage aus dem Vorjahr“ ein. Darüber zeigt KiDig, wie viel vom Vorjahr übrig ist.
- Der Knopf zum automatischen Übertragen (unten in den Jahreseinstellungen) übernimmt die Stundensalden und diesen Resturlaub auf einmal, ersetzt einen schon eingetragenen Wert und speichert.
- Resturlaub wird zuerst verbraucht.
- Unter „Verfall Urlaubstage aus dem Vorjahr“ legen Sie fest, bis wann er genommen werden kann (Standard: 31.12.). Nach dem TVöD muss übertragener Urlaub bis 31. März angetreten werden, bei Krankheit oder betrieblichen Gründen bis 31. Mai.
- Nach Ablauf des Datums streicht KiDig, was vom Resturlaub nicht genommen wurde.
Wichtig: Rechtlich verfällt Urlaub grundsätzlich nur, wenn Sie die Mitarbeiterin vorher konkret aufgefordert haben, ihn zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen haben (Bundesarbeitsgericht, 9 AZR 423/16). Bei langer Krankheit gelten Sonderregeln. KiDig prüft das nicht, es streicht nach dem eingetragenen Datum.
Wo Sie den Saldo sehen
- Auf der Urlaubsseite der Mitarbeiterin und in der Urlaubsübersicht der Leitung: genommen, beantragt, übrig.
- In der Jahresstatistik und im PDF.
Weitere Urlaubsarten (Sonderurlaub, Regenerations-, Umwandlungs- und Tauschtage) und Urlaubsanträge beschreibt der Artikel Urlaubsanträge stellen und verwalten.