KiDig übernimmt beim Jahreswechsel nichts von selbst außer Verträgen, Tarif und gesetzlichen Feiertagen. Urlaubstage, Resturlaub, Sondertage, der Stundenübertrag und die Schließtage werden je Jahr eingetragen. Diese Checkliste führt durch alles, was die Leitung dafür tun muss.
Wann was
| Wann | Was |
|---|---|
| sobald das neue Jahr geplant wird (z. B. im Herbst) | Urlaubstage und Sondertage je Mitarbeiterin, Schließtage der Einrichtung |
| im Januar, wenn der Dezember vollständig erfasst ist | Stunden und Resturlaub übertragen, Verfallsdatum setzen |
Ohne Jahreseinstellungen für das neue Jahr lassen sich Urlaubsanträge für dieses Jahr zwar stellen, KiDig prüft sie dann aber nicht gegen den Urlaubsanspruch (das Web-Formular weist darauf hin), und mit automatischer Genehmigung sind sie sofort genehmigt. Die Leitung sieht in den Jahreseinstellungen der Mitarbeiterin, wie viele Anträge für ein Jahr ohne Einstellungen vorliegen, und auf der Genehmigungsseite das Kennzeichen „Keine Jahreseinstellungen für …“. Wer schon im Herbst Urlaub für das nächste Jahr beantragen soll, braucht also am besten vorher die Urlaubstage.
1. Urlaubstage je Mitarbeiterin
- Mitarbeiterin öffnen → Abschnitt Jahreseinstellungen → oben das neue Jahr wählen (wählbar sind immer Vorjahr, laufendes und nächstes Jahr).
- Unter Urlaubstage zeigt KiDig einen Vorschlag nach § 26 TVöD aus den Verträgen des Jahres. Übernehmen setzt ihn ins Feld.
- Zusatzurlaub (z. B. Schwerbehinderung) selbst dazurechnen.
- Jahreseinstellungen speichern.
Legen Sie ein neues Jahr am besten im Web an: Die App speichert beim ersten Anlegen weder Stundenübertrag noch Verfallsdatum.
Ab 2027 sind es 31 Tage bei fünf Arbeitstagen pro Woche (bis 2026: 30). Beispiele aus dem Vorschlag:
| Arbeitstage pro Woche | 2026 | 2027 |
|---|---|---|
| 5 | 30 | 31 |
| 4 | 24 | 25 |
| 3 | 18 | 19 |
| 2 | 12 | 12 |
Beginnt der Vertrag im Lauf des Jahres, rechnet der Vorschlag 1/12 je vollem Monat (Eintritt 1. April 2027: 23 Tage). Keinen Vorschlag gibt es für PiA, FSJ und Anerkennungsjahr und bei sich überschneidenden Verträgen.
2. Sonder-, Regenerations-, Umwandlungs- und Tauschtage
Unter Sonderurlaub, Regenerations-, Umwandlungs- und Tauschtage (aufklappen):
- Regenerationstage: KiDig schlägt den Anspruch nach § 2a TVöD BT-V vor (Sozial- und Erziehungsdienst): 2 Tage bei fünf Arbeitstagen pro Woche, 2 bei vier, 1 bei drei oder zwei; nur 1 Tag, wenn der Vertrag weniger als vier Monate des Jahres abdeckt. Zeiten mit Entgeltersatz kennt der Vorschlag nicht.
- Umwandlungstage (bis 31. Oktober für das Folgejahr erklärt) und Tauschtage (bis 1. September erklärt) tragen Sie im Jahr ein, in dem sie genommen werden. Steht dort 0, lassen sie sich nicht beantragen; Tauschtage erscheinen dann gar nicht im Formular. (Gibt es für das Jahr noch gar keine Jahreseinstellungen, lassen sich Umwandlungstage mit Hinweis ungeprüft beantragen, Tauschtage nicht.)
- Sonderurlaub: Bezahlter Sonderurlaub lässt sich nur beantragen, wenn hier eine Zahl größer 0 steht. Bei 0 sperrt KiDig jeden Sonderurlaub-Antrag; tragen Sie also die Tage ein, die Sie gewähren (oder erhöhen Sie das Kontingent, wenn ein Anlass eintritt).
Diese Tage gehen nicht ins nächste Jahr über; KiDig zeigt den Rest des Vorjahres nur als Hinweis. Regenerationstage verfallen nach dem Tarif am Jahresende (wurden sie aus betrieblichen Gründen abgelehnt, spätestens am 30. September des Folgejahres), Tauschtage ohne Ausgleich (außer ein bewilligter Tag konnte wegen ärztlich bescheinigter Krankheit oder dringender betrieblicher Gründe nicht genommen werden und es gab keinen Ersatztermin; dann gibt es Geld).
3. Schließtage der Einrichtung
☰ Menü → Einrichtungseinstellungen → Jahreseinstellungen → neues Jahr wählen → Schließtage und zusätzliche Feiertage eintragen und speichern. Sie werden nicht aus dem Vorjahr kopiert. Ein Schließtag ohne anderen Eintrag verbraucht an einem Arbeitstag einen Urlaubstag; fehlt er, ist der Tag ein normaler Arbeitstag.
4. Stunden und Resturlaub übertragen
Erst wenn der Dezember vollständig erfasst ist:
- Mitarbeiterin → Jahreseinstellungen → neues Jahr → Stundensaldo aus dem Vorjahr übernehmen oder eintragen (aufklappen).
- Stunden und Resturlaub übertragen und speichern. KiDig übernimmt den Saldo Ende Dezember je Zeitart (Zeit am Kind, Verfügungszeit, Leitungszeit bei Leitungen) und den Resturlaub in „Urlaubstage aus dem Vorjahr“, und speichert.
- Unter Resturlaub aus dem Vorjahr und sein Verfall das Verfallsdatum prüfen. Überträgt der Knopf Resturlaub und steht dort noch der 31.12., setzt er den 31.03. und sagt das in einem Hinweis; ein anderes Datum bleibt stehen. Nach dem TVöD muss übertragener Urlaub bis 31. März angetreten werden, bei Krankheit oder betrieblichen Gründen bis 31. Mai.
Wichtig:
- Der Übertrag ist ein fester Wert. Ändert sich danach noch etwas im Vorjahr (eine nachgetragene Krankmeldung, Zeiten im Dezember), übertragen Sie erneut.
- Ohne Übertrag beginnt der Stundensaldo bei 0, und Resturlaub gibt es keinen.
- Ist der Resturlaub des Vorjahres negativ, überträgt der Knopf 0 Tage, speichert die Stunden trotzdem und zeigt einen Hinweis. Prüfen Sie dann die Urlaubstage des Vorjahres (oft fehlen sie oder sind zu niedrig) und übertragen Sie nach der Korrektur erneut. War wirklich zu viel Urlaub genommen, klären Sie mit der Personalabteilung, ob das mit dem neuen Jahr verrechnet wird; KiDig verrechnet nichts. Ein negativer Wert lässt sich auch von Hand nicht eintragen.
Wann alter Urlaub verfällt
Resturlaub wird zuerst verbraucht. An Tagen nach dem Verfallsdatum zählt Urlaub nur noch gegen den neuen Anspruch; was vom Resturlaub bis dahin nicht genommen wurde, streicht KiDig ab dem Folgetag.
Beispiel 2027: 31 Urlaubstage, 5 Tage Resturlaub, Verfall 31. März. Genommen: 3 Tage im Februar, 10 Tage im Juli.
| Stichtag | Resturlaub übrig | verfallen | Urlaub übrig |
|---|---|---|---|
| 31. März | 2 | 0 | 23 |
| 1. April | 0 | 2 | 21 |
| Verfall auf 31.12. gelassen | 0 | 0 | 23 |
KiDig zählt dabei je Tag: Ein Urlaub vom 30. März bis 10. April verbraucht ab dem 1. April neuen Urlaub.
Rechtlich verfällt Urlaub grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber vorher konkret aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen hat (Bundesarbeitsgericht, 9 AZR 423/16). KiDig prüft das nicht.
Häufige Fragen
Nach dem Anlegen des neuen Jahres bringt Urlaub plötzlich Plus- oder Minusstunden. Warum? Die Jahreseinstellungen ändern nicht, wie ein Urlaubstag im Stundensaldo zählt. Beim Modell durchschnittliche Tagesarbeitszeit ist ein bezahlter freier Tag neutral; beim festen Rahmendienstplan zählt die für den Tag eingetragene Zeit. Prüfen Sie den Tarif der Mitarbeiterin und den übertragenen Stundensaldo des neuen Jahres.
Der Resturlaub aus dem Vorjahr ist stark negativ. Woher kommt das? Im Vorjahr wurde mehr Urlaub gebucht als eingetragen war, meist weil die Urlaubstage des Vorjahres fehlen oder zu niedrig sind, oder weil Schließtage Urlaub verbraucht haben. Vorjahr korrigieren, dann neu übertragen (bis dahin überträgt der Knopf 0 Tage).
Die Mitarbeitenden können keinen Urlaub für das neue Jahr beantragen. Die Jahreseinstellungen für das Jahr sind angelegt, aber Urlaubstage und Resturlaub reichen zusammen nicht für den Antrag (z. B. Urlaubstage noch auf 0). Fehlen die Jahreseinstellungen ganz, lässt sich der Antrag stellen, wird aber nicht geprüft.
Regenerationstage, die ich vorab eingetragen hatte, sind weg. Die Tage gelten nur für das Jahr, in dessen Jahreseinstellungen sie stehen. Prüfen Sie, ob das richtige Jahr gewählt war, und speichern Sie, bevor Sie das Jahr wechseln.
Quellen
- TVöD § 26 Erholungsurlaub, abgerufen am 19. Oktober 2026
- TVöD BT-V Anlage zu § 56 (VKA) § 2a Regenerationstage/Umwandlungstage, abgerufen am 19. Oktober 2026
- TVöD § 29a (VKA) Teilweise Umwandlung der Jahressonderzahlung (Tauschtage), abgerufen am 19. Oktober 2026
- BAG, Urteil vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 423/16 (Verfall von Urlaub), abgerufen am 19. Oktober 2026
Die Angaben sind keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Tarifvertrag (zum Beispiel TVöD oder AVR) und Ihre Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.